Justifying investment in IT and EC (E-commerce) at California state automobile association
1. Technology and Economic Trends and the Productivity Paradox
- Moore’s Law
ทฤษฎีของผู้ร่วมก่อตั้ง Intel ที่มองว่าในอนาคต Processor จะมีราคาถูกลงโดยยังคงมีคุณภาพในระดับสูง ซึ่งทฎษฎีดังกล่าวได้รับการยอมรับและประยุกต์ใช้กับระบบ IT โดยกว้างที่มองว่าในอนาคตจะมีระบบที่ถูกแต่มีคุณภาพสูงเช่นกัน
- Productivity Paradox
การลงทุนใน IT จะเห็นว่ามี case ที่แสดงถึงความสำเร็จของ IT project มากมาย แต่บางทีอาจจะไม่ได้เกิดผลดีเสมอไป อาจจะทำให้ Productivity แย่ลงได้ ซึ่งเกิดจากหลายๆอย่าง เพราะการลงทุนทางด้าน IT อาจไม่ก่อให้เกิดผลได้ในทันที เช่น
· Productivity gains are not shown in data or analysis
· Productivity gains are offset by losses from the same IT in other areas
· Productivity gains are offset by high costs
· Time lag may distort the picture
· Actual use of IT system is different from what was envisioned
Productivity Paradox นั้นก็เป็นเรื่องสำคัญในปัจจุบัน ซึ่งส่งผล 2 ด้าน คือ Direct impact (ลงทุนแล้วได้ผลทันที) และ Second-order impact (ไม่กระทบต่อต้นทุน หรือยอดขายโดยตรงแต่อาจได้market share มากขึ้น)
2. Evaluating IT Investment
- Why justify IT investments?
เนื่องจากการลงทุนทางด้าน IT ต้องใช้เงินทุนจำนวนมากประกอบกับปัจจัยที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ทำให้ไม่สามารถลงทุนได้ทุกโครงการหรือระบบ ดังนั้น CIO ควรจะประเมินและตัดสินใจให้ดีเสียก่อนที่จะลงทุนโดยอาจคำนึงถึงสิ่งเหล่านี้
· การแข่งขันที่รุนแรง อาจมีความจำเป็นต้องลงทุน
· อาจทำให้ราคาหุ้นขึ้น หากมีการลงทุนใน project ใหญ่ๆ
· ต้องมีการประเมินอย่างสม่ำเสมอ
· การประเมินความสำเร็จของ project อาจนำไปสู่การประเมินโบนัสของพนักงาน
- Project ที่ไม่จำเป็นต้อง justify
· project ที่ใช้เงินลงทุนน้อยมาก
· project นั้นจัดว่าเป็น infrastructure
· project นั้นเป็นงานที่นายสั่ง
· ข้อมูลในการตัดสินไม่เพียงพอ
- ความยากในการวัด แบ่งเป็น 2 ประเด็นคือ
· Productivity & Performance Gains ไม่รู้ว่าจะวัดอะไร ใช้ตัววัดไม่เหมาะสมทำให้ผลที่ออกมาไม่มีประโยชน์
มีผลช้า ทำให้วัดได้ยาก วัดผลประโยชน์ที่ IT สร้างให้องค์กรได้ยาก
· Intangible Benefitsยากที่จะวัดเป็นตัวเงิน เช่น ความพึงพอใจของผู้บริโภค ไม่สามารถวัดในเชิงปริมาณได้ ทำให้อาจลืมที่จะสนใจประโยชน์ส่วนนี้
- Costing IT Investment แบ่งเป็น 2 ส่วนคือ
· Fixed Cost ต้นทุน Hardware, Software
· Transaction Cost ต้นทุนที่เสียระหว่างการดำเนินงาน เช่น Search cost, Information cost, Negotiation cost, dedcision cost เป็นต้น
- Revenue Models Generate by IT & Web
· Sales จาก E-Commerce
· Transaction fees จาก commission จากการขาย
· Subsciption fees จากการขาย service เพิ่มเติม
· Advertising fees จากค่า Bannners
· Affiliate fees จากค่า commission จากการขายโดยการที่คนกดผ่าน banners บนเว็บของเรา
- Cost- Benefit Analysis
จะลงทุนต่อเมื่อ Benefit มากกว่า Cost และต้องลำดับว่าอะไรมีความสำคัญมากน้อยแค่ไหน (ก่อนหลัง) ซึ่งต้องดูปัจจัยอื่นประกอบด้วย แบ่งออกเป็น 2 ขั้นตอนคือ
· Identifying & estimating ต้นทุนและผลประโยชน์ทั้งหมด
· Expressing in common unit (ตัวเงิน)
โดย Costs ประกอบด้วย Development cost (เช่น ค่าจ้างนักพัฒนาระบบ), Setup cost (เช่น ค่า hardware) และ Operation cost (เช่น ค่าจ้างคนดูแลระบบ) และ Benefits ประกอบไปด้วย Direct benefits (ผลที่เกิดจากการทำงานของระบบโดยตรง), Assessable indirect benefit (second order impact) และ Intangible benefits (ประโยชน์ที่จับต้องไม่ได้ ต้องพยายามเปลี่ยนเป็นตัวเงินให้ได้)
- Cash Flow Forecasting
เป็นการประเมินรายได้และรายจ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการตัดสินใจลงทุนใน project ต่างๆ ซึ่งมี techniques หลายวิธี ดังนี้
· Net profit สนใจกำไรตอนสุดท้าย แต่ไม่ได้คำนึงถึงเงินลงทุน และเวลา
· Payback period สนใจที่ระยะเวลาในการคืนทุน แต่ไม่ได้คำนึงถึง net profit ที่เกิดขึ้น
· Return on Investment (ROI) ใช้สูตรคำนวณออกมา ข้อเสียคือ ไม่ได้คำนึงถึงมูลค่าตามเวลา
· Net present value (NPV) สะท้อนมูลค่าของเงินตามเวลา แต่ถ้าใช้ discount rate ต่างกันก็ทำให้การตัดสินใจแตกต่างกันได้
· Interest rate of return (IRR) คำนวณโดยให้ NPV เป็น 0
ทั้งนี้การจะเลือกใช้เครื่องมือใดก็ตาม ควรคำนึงถึงข้อดีข้อเสียให้รอบคอบ รวมถึงวัตถุประสงค์ขององค์กรด้วย เช่น หากองค์กรต้องการลงทุนโดยเน้นได้ผลตอบแทนเร็ว ก็ควรจะใช้ payback period เป็นเครื่องมือในการวัด
3. Advances Methods for Justifying IT Investment and Using IT Metrics
นอกจากเทคนิคที่กล่าวมาข้างต้นแล้วนั้น ยังมีวิธีอื่นที่ช่วยในการตัดสินใจลงทุนในระบบ IT ได้อีก ได้แก่
- Business case
- Total cost (and benefits) of ownership
- Balanced scorecard method มองผลการดำเนินงานในหลายๆด้านประกอบกัน มอง 4 มุมมอง คือ customer, financial, internal business processes และ learning and growth ซึ่งแต่ละมุมมองจะต้องมีการกำหนดเป้าหมาย (KPIs) ที่ชัดเจน และสอดคล้องกับ mission, vision ขององค์กร
- Benchmark เป็น Objective measure performance เทียบกับคนที่ดีที่สุด, คนที่อยู่ตรงกลาง และคนที่อยู่ท้ายสุดของอุตสาหกรรมฺ
4. Economic Aspects of IT and Web-Based System
E-commerce จะช่วยให้กิจการมียอดขายมากขึ้น ซึ่งทำให้การผลิตเกิด Economies of scale และมีต้นทุนลดลง อย่างไรก็ตาม E-commerce มีข้อเสียคือ อาจเป็นการดึงดูดคู่แข่งเข้าสู่การแข่งขันในด้านนี้มาก
E-procurement Metrics วัดว่าเอามาใช้แล้วดีหรือไม่ เช่น ส่งตรงเวลามากขึ้น
CRM อาจจะดูจากยอดขายว่าเพิ่มขึ้นหรือไม่ ทางด้าน marketing อาจจะดู ROMI หรือทางด้าน serviceดูว่าแก้ปัญหาได้เร็วขึ้นหรือไม่ เป็นต้น
E-commerce ควรดูว่าการลงทุนนั้นสนับสนุน strategic หรือไม่ และไม่ควรลงทุนแบบในยุค e-commerce boom
5. Managerial Issues
สิ่งที่ผู้บริหารต้องคำนึงถึงมีทั้งหมด 7 ข้อดังนี้
- Constant growth & change ต้องเตรียมพร้อมรองรับความเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วของเทคโนโลยี
- Shift from tangible to intangible benefits เปลี่ยนจากการให้ความสำคัญกับด้านการเงินเพียงอย่างเดียว มาเป็นให้ความสำคัญด้านคุณภาพด้วย
- Not a sure thing ต้องมีการวัดอย่างสม่ำเสมอว่าสิ่งที่ใช้อยู่นั้นยังทำงานได้เหมาะสมกับองค์กรหรือไม่ เพราะอาจมีเทคโนโลยีใหม่เข้ามา ทำให้ที่ใช้อยู่นั้นไม่เหมาะสมกับองค์กรแล้ว
- Chargeback มองหาวิธีในการดึงดูดให้ผู้ใช้เปลี่ยนพฤติกรรม
- Risk พิจารณาถึงความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น รวมถึงโอกาสที่จะเกิด ซึ่งจะต้องลำดับความสำคัญและหาวิธีจัดการกับความเสี่ยงนั้น
- How to measure the value of IT investment? จะใช้วิธีไหนมาวัดให้เหมาะสมมากที่สุด
- Who shoukd conduct a justification? ใครควรเป็นคนตัดสินใจว่าจะเลือก IT แบบไหน ซึ่งแต่เดิมจะเป็นฝ่ายการเงิน แต่ปัจจุบันจะเป็น Steering Committee และผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก
นางสาววศินี ตั้งทองหยก
เลขทะเบียน 5202113022
-
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น