Class4 : Outsourcing, Offshoring, and IT as a Subsidiary

30-11-2010

Outsourcing, Offshoring, and IT as a Subsidiary

เหตุผลในการ Outsource

1.       ต้องการ focus ในธุรกิจหลักให้มากขึ้น

2.       ลดต้นทุน

3.       ปรบปรุงคุณภาพ

4.       เพิ่มความเร็วในการตอบสนองต่อตลาด

5.       มีนวัตกรรมใหม่ได้อย่างรวดเร็วขึ้น

ความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับ Outsourcing

1.       Shirking คือ ผู้ถูกจ้างทำงานได้ไม่ดีเท่าที่ควรแต่บริษัทต้องจ่ายเงินเต็มจำนวน

2.       Poaching บริษัทที่ถูกจ้างนำกลยุทธ์ที่พัฒนาร่วมกันไปใช้กับบริษัทอื่น

3.       Opportunistic repricing การทำสัญญา Long term contract ไว้แต่ vendor ขอต่อรอง เช่น ยืดอายุสัญญา ขอค่าจ้างเพิ่มโดยอ้างว่ายังทำงานไม่เสร็จ

Hidden Cost ของการ Outsource

1.       Benchmark & Analysis

2.       Investigating & Contracting with a vendor

3.       Transmitting work& knowledge to outsourcer

4.       Ongoing staffing & management of outsourcing relationship

5.       Transitioning back to in-house

กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงใน Outsourcing

1.       Understand Project

2.       Divide & conquer การแบ่งทำ project ใหญ่ๆ เป็น phase

3.       Align incentive มีการให้รางวัลเป็นแรงจูงใจรายกิจกรรม เพื่อให้ vendor ทำงานได้มีประสิทธิภาพขึ้น

4.       Write short-period contracts เพื่อป้องกันการต่อรองกรณีเซ็นสัญญาระยะยาว และสามารถประเมิน vendor รายใหม่ๆได้

5.       Control subcontracting บางทีบริษัทที่เราจ้างไปจ้างอีกบริษัทหนึ่งมาทำ เราก็ต้องควบคุมความถูกต้องของการทำงานของบริษัทอีกที่ด้วย เพื่อไม่ให้งานมีความเสียหาย

6.       Do selective outsourcing เลือกระบบที่จะ Outsource โดยอาจเป็นส่วนที่ไม่ใช่ core business

ปัจจัยที่ควรคำนึงถึงเมื่อทำ Offshore Outsourcing

1.       นโยบายการเมืองและลักษณะธุรกิจของประเทศที่เลือก

2.       ประเทศที่เลือกมีเทคโนโลยีรองรับองค์กรเราได้หรือไม่

3.       ความเสี่ยงต่างๆ

ลักษณะงานที่ไม่ควรทำใน Offshore Outsource

1.       งานที่ยังไม่มีกระบวนการทำงานที่ชัดเจน

2.       งานที่เป็นส่วนสำคัญของการทำงานของบริษัท  (Core business)

3.       สิ่งที่เกี่ยวกับทรัพย์สินทางปัญญา  หรือ  สิ่งที่เป็นข้อมูลที่มีความสำคัญกับทางบริษัท

4.       งานที่ต้องใช้ความรู้หลายอย่างผนวกเข้าด้วยกัน  เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างเหมาะสม

Acquisition Process of IT Application

Step1 วางแผนว่าต้องการระบบแบบใด

Step2 วางโครงสร้าง IT

Step3 เลือกวิธีการที่จะได้ IT มา (สร้างเอง,ซื้อจากผู้ผลิต,ซื้อที่มีอยู่แล้ว,เช่า)

Step4 Testing, installing เชื่อมต่อกับระบบเก่า

Step5 Operation, maintenance & updating

เปรียบเทียบการได้มาซึ่งระบบสารสนเทศโดย Rent Vs. Buy Vs. Build

1.       Rent บริษัทจะเช่าระบบสารสนเทศเมื่อคิดว่าเทคโนโลยีคงมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยๆจะได้ไม่ต้องจ่ายเงินเต็มจำนวนและสามารถเปลี่ยนระบบได้

2.       Buy บริษัทจะซื้อเมื่อต้องใช้ระบบนี้อย่างถาวรหรือยาวนาน มีบุคลากรที่สามารถดูแลรักษาระบบได้

3.       Build บริษัทจะสร้างระบบ IT ขึ้นเองเมื่อเป็นระบบที่ไม่มีในท้องตลาด ระบบเก่ามีการลงทุนไปเยอะแล้วจึงต้องการพัฒนาต่อไป

Methods for Restructuring

1.       BPR คือการ redesign แต่ละ process หรือรวม process เป็นอันเดียวกันทั้งองค์กรแล้ว redesign ทีเดียว

2.       BPM คือการรวม workflow system และ redesign โดยครอบคลุมทั้ง คน-คน /ระบบ-ระบบ/ ระบบ-คน

นางสาววศินี  ตั้งทองหยก
id.no 5202113022

Case3: Dollar General Uses Integrated Software

1.    Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.

Dollar General เป็นร้านที่ได้มีการเติบโตสูง จึงได้ขยายสาขาไปในรัฐต่างๆของสหรัฐอเมริกาอย่างรวดเร็ว ทำให้ระบบเก่าสร้างปัญหาต่อบริษัทดังนี้

·        ระบบเก่าไม่มีลักษณะข้อมูล scalable เพียงพอ การขยายสาขาไปรัฐต่างๆของสหรัฐอเมริกาที่มีอัตราภาษีขายไม่เท่ากันนั้น ทำให้การจัดเก็บภาษีมีความยุ่งยาก

·        จากการที่บริษัทได้รับการสั่งซื้อมากขึ้น ทำให้มีจำนวน A/P และ A/R มากขึ้น ซึ่งการใช้ระบบ Manual แบบเดิมจะไม่สามารถเชื่อมโยงใบสั่งซื้อ ใบแจ้งราคาสินค้า กับเจ้าหนี้การค้าและลูกหนี้การค้าได้ ทำให้เกิดความยุ่งยากในการทำงานและการตรวจสอบความถูกต้อง

·        จากการที่ไม่มีระบบเชื่อมโยงกันองค์กร ทำให้การเข้าถึงข้อมูลเดียวเดียวของแต่ละแผนกทำได้ยาก ส่งผลให้การทำงานต่างๆ เช่น ออกโปรโมชั่นที่สนองความต้องการของลูกค้าทำได้ช้า

2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?

                ระบบใหม่นั้นสามารถช่วยให้การดำเนินธุรกิจของกิจการเป็นไปได้อย่างราบรื่นรวดเร็ว และถูกต้องมากขึ้นกว่าระบบเก่า ซึ่งจะช่วยขจัดปัญหาต่างๆในข้อ 1 ได้ เนื่องจากระบบใหม่นั้นช่วยให้แต่ละแผนกในองค์กรสามารถแชร์ข้อมูลต่างๆร่วมกันได้(Integrated) สามารถขยายขนาดของข้อมูลได้ (Scalable) และพนักงานในแต่ละระดับสามารถเข้าสู่ระบบและปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมข้อมูลหรือโปรแกรมที่ต้องการได้ (Customized) ระบบใหม่จึงช่วยสนับสนุนการขยายกิจการของบริษัท นอกจากนั้นทั้ง Supplier และลูกค้าของบริษัทก็ยังได้ประโยชน์จากการใช้ระบบใหม่นี้ด้วย ดังนั้นแม้ว่าระบบใหม่นี้จะมีค่าใช้จ่ายในการติดตั้งที่แพงมาก แต่ก็นับว่าคุ้มค่ากับผลประโยชน์ที่บริษัทได้รับในอนาคต

3. Lawson Software Smart Notification Software (lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.

            Lawson Smart Notification เป็นซอฟแวร์ที่ช่วยในการประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถเข้าใจได้ง่าย สามารถเข้าถึงได้โดยผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในข้อมูลนั้นแบ่งตามระดับความสำคัญของข้อมูลและบุคลากร มีการคัดกรองข้อมูล เพื่อส่งข้อมูลที่จำเป็นต่อการดำเนินงานไปให้แต่ละบุคคลที่ต้องใช้ข้อมูลประเภทนั้น นอกจากนี้ยังสามารถประมวลผลได้อย่างตรงเวลา รวดเร็วและถูกต้อง ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กร

            คุณสมบัติดังกล่าวของ Smart Notification Software นั้นเป็นประโยชน์สำหรับบริษัท Dollar General เป็นอย่างมาก เนื่องจากบริษัทอยู่ในช่วงที่เติบโต การจัดการทั้งด้านระบบข้อมูล การบัญชี การบริหารจัดการต่างๆ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องอาศัยระบบสารสนเทศเข้ามาช่วยในการจัดการ เพื่อให้ข้อมูลต่างๆในองค์กรถูกรวบรวม และสามารถนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรในการเพิ่มความสามารถในการแข่งขันและพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินงานขององค์กรได้ดียิ่งขึ้น

4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?

            Services Automation เป็นโปรแกรมที่ช่วยในการบริหารข้อมูล ทรัพยากรต่างๆในองค์กร โดยเน้นในเรื่องการบริหารโอกาส (Opportunity Management) การบริหารโครงการ (Project Management) และการบริหารทรัพยากร (Resource Management) โดยสามารถนำข้อมูลมาประมวลผลเพื่อให้ผู้ใช้สามารถตัดสินใจในประเด็นต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นโอกาสในการขยายธุรกิจ หรือ การคาดการณ์ความสามารถและทรัพยากรของบริษัท

Services Automation จึงเป็นซอฟแวร์ที่ควรนำมาใช้ในกิจการของ Dollar General เนื่องจากบริษัทมีการเติบโตจากการขยายสาขาอย่างรวดเร็ว จึงสามารถนำระบบนี้มาใช้ช่วยวิเคราะห์ความคุ้มค่าในการลงทุนเพิ่มเพื่อให้มีการตัดสินใจลงทุนในสาขาต่างๆได้อย่างถูกต้อง และใช้ทรัพยากรต่างๆขององค์กรเพื่อเพิ่มมูลค่าให้แก่กิจการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นางสาววศินี   ตั้งทองหยก
Id.no. 5202113022

Class3 : Transaction Processing System

22-11-2010

Transaction Processing System

·        ความเป็นมาและลักษณะของ TPS

            พัฒนาขึ้นในช่วง 1950 เป็นการประยุกต์คอมพิวเตอร์ในธุรกิจยุคแรกๆ ทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลรายการต่างๆขององค์กรตามเวลาที่เกิดขึ้นจริง ซึ่งถือเป็นระบบที่มีความสำคัญมาก เพราะรวบรวมข้อมูลทุกอย่างเกี่ยวกับการทำธุรกิจ

            ลักษณะของ TPS จะเป็นการประมวลผลข้อมูลเป็นจำนวนมาก จึงต้องมีการประมวลผลที่รวดเร็วและเป็นประจำ โดยระยะเวลาในการประมวลผลขึ้นอยู่กับลักษณะข้อมูล ข้อมูลที่ป้อนมีโครงสร้างชัดเจน ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย มีการรักษาความปลอดภัย และการประมวลผลมีความน่าเชื่อถือสูง

·        วงจรการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง

1.     Data Entry

เป็นขั้นตอนแรกการเก็บรวบรวมข้อมูลโดยบันทึกข้อมูลเมื่อเกิดเหตุการณ์  เช่น PoS ในซุปเปอร์มาร์เกต

2.     Transaction Processing

มี 2 แบบ คือ Real-time (ข้อมูลถูกประมวลผลทันที) และ  Batch (ข้อมูลถูกรวบรวมไว้แล้วประมวลผลตามเวลาที่กำหนด) โดยทั้ง 2 แบบนั้นมีข้อดีข้อเสียต่างกัน การเลือกวิธีการประมวลผลข้อมูลจึงควรพิจารณาตามลักษณะธุรกิจ เช่น การนำ Cheque เข้าระบบจะประมวลผลแบบ batch โดยรอให้มีเช็คจำนวนหนึ่งก่อนแล้วประมวลผลทีเดียวเพื่อประหยัดทรัพยากร

3.     Database Updating

เป็นการบันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูลและจัดการกับฐานข้อมูล โดยมีสิ่งที่ต้องคำนึงถึงคือ ความถูกต้องของข้อมูลและความเป็นปัจจุบันของข้อมูล ฐานข้อมูลดังกล่าวเป็นทั้ง Hardware และ Software ซึ่งถ้าข้อมูลไมม่ถุกต้องหรือไม่เป็นปัจจุบันก็จะส่งผลเสียหายให้แก่ธุรกิจได้

4.     Document and Report Generation

เป็นการออกรายงานและเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ใช้เปรียบเทียบกันได้ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า เช็คสั่งจ่าย ใบรายการขาย และใบแสดงสถานะของลูกค้า เป็นต้น

5.     Inquiry Processing

ระบบการประมวลผลการเปลี่ยนแปลงจะต้องออกแบบให้ลูกค้าสามารถสอบถามได้ โดยอาจสอบถามผ่านทางโทรศัพท์แล้วให้พนักงานเช็คข้อมูลให้ หรือลูกค้าสามารถตรวจสอบได้โดยเข้าระบบของบริษัทในส่วนของลุกค้าผ่านทางอินเตอร์เน็ต

·        วัตถุประสงค์ของระบบประมวลผลการเปลี่ยนแปลง คือ เพื่อตอบคำถามที่เกิดขึ้นประจำวัน ติดตามรายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในองค์กร และเพื่อผลิตและเตรียมสารสนเทศสำหรับระบบประเภทอื่นๆ

·        ความสำคัญของระบบการประมวลผลเปลี่ยนแปลง คือ TPS จะเป็นตัว Support ระบบสารสนเทศระบบอื่น ถือเป็นหัวใจของระบบสารสนเทศ เพราะหาก TPS ผิดพลาดก็อาจทำให้ระบบอื่นผิดพลาดตามไปด้วย

·        ผู้ใช้ระบบประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลงคือทุกคนที่อยู่ในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น ผู้ทำงานในระดับปฏิบัติการ ผู้ควบคุมดุแลระดับล่าง หรือผู้จัดการ ทั้งนี้ ผู้บริหารระดับสูงอาจไม่ใช้ข้อมูลในระบบนี้ เพราะเป็นรายละเอียดปลีกย่อย แต่จะดุเป็นผลสรุปไปเลย

·        ตัวอย่างระบบ TPS แต่ละฟังก์ชันงาน

1.     Accounting Information System นำมาใช้ในการประมวลผลคำสั่งซื้อ การควบคุมคลังและการประมวลผลการจัดซื้อ การบันทึกบัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้ และบัญชีแยกประเภท เป็นต้น

2.     Marketing Information System นำมาใช้ในการจัดการฐานข้อมูลลูกค้า และในการขายเพื่อเพิ่ม Customization ,Personalization ,การกำหนดโปรโมชั่นและโฆษณาได้ตรงกลุ่มเป้าหมาย และอำนวยความสะดวกให้แก่ลูกค้า

3.     Human Resource Information System  ใช้ประมวลผลเงินเดือน เวลาการทำงานของพนักงาน ผลประโยชน์ที่จะให้แก่พนักงาน การสมัครงาน (เช่นการหางานโดยกรอกประวัติลงในเวบ แล้วระบบจะประมวลผลหางานี่เหมาะสมกับประวัติเราให้) การเทรนพนักงาน และการบันทึกความสามารถในการทำงานของพนักงาน

·        Web Analytics Tools ใช้เก็บข้อมูลต่างๆของผู้ใช้งาน Internet โดยจะนำข้อมูลมาวิเคราะห์หรือเก็บเป็นสถิติ เช่น Google Analytics

·        In-house Logistics & Materials Management

·        e-Procurement  เป็นระบบเพื่อการสั่งซื้อของสำนักงาน เช่น ธนาคาร TISCO ใช้บริการ e-Procurement ของ Officemate เพื่อสั่งซื้ออุปกรณ์ของสำนักงาน ซึ่งมีข้อดีคือ ลดการทำงานของพนักงานแผนกจัดซื้อ โดยพนักงาน(User)ไหนสั่งซื้อไป สินค้าจะมาส่งพนักงาน (User) ขั้นโดยตรง

·        Improvement Shopping & Checkout at Retail Stores ใช้เทคโนโลยี RFID เข้ามาช่วย เช่น เช็คราคาสินค้าโดยการสแกนบาร์โค๊ด ,การใช้ Easy pass ของทางด่วน ซึ่งจะช่วยอำนวยความสะดวกลูกค้าและมความรวดเร็วมากขึ้น

·        TPS Traffic จาก Case ระบบขนส่งและจราจรอัจฉริยะในประเทศไทย (Intelligent Transport System; ITS)ประกอบด้วย 6 ระบบหลักได้แก่

1.       ระบบการจัดการจราจร

2.       ระบบการให้ข้อมูลข่าวสารการเดินทาง

3.       ระบบการปลอดภัยในยานพาหนะและการจัดการเหตุฉุกเฉิน

4.       ระบบการบริหารจัดการรถสินค้า

5.       ระบบการจัดการรถขนสั่งสาธารณะ

6.       ระบบชำระค่าโดยสาร ค่าผ่านทางอัตโนมัติ

IT Hype Cycle

Present1 : RFID

เป็นเทคโนโลยีระบบชี้เฉพาะอัตโนมัติ (Auto ID) แบบไร้สาย (Wireless) สิ่งสำคัญของเทคโนโลยี RFID คือ ปัจจุบันมีลักษณะเป็นป้ายอิเล็กทรอนิกส์ (RFID Tag) ที่สามารถอ่านค่าได้โดยผ่านคลื่นวิทยุจากระยะห่างเพื่อตรวจติดตามและบันทึกข้อมูลที่ติดอยู่กับป้ายซึ่งนำไปฝังไว้ในหรือติดอยู่กับวัตถุต่างๆซึ่งเป็นวิธีการระบุเอกลักษณ์ของสิ่งต่างๆที่ไม่แสดงให้เห็นด้วยตาเปล่าหรืออธิบายบนสิ่งของนั้นไว้ 

Present2 : Speech Recognition

            คือระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่สามารถแปลงเสียงพูด (Audio File) เป็นข้อความตัวอักษร (Text) โดยสามารถแจกแจงคำพูดต่างๆ ที่มนุษย์สามารถพูดใส่ไมโครโฟน โทรศัพท์หรืออุปกรณ์อื่นๆ และเข้าใจคำศัพท์ทุกคำอย่างถูกต้องเกือบ 100%  เทคโนโลยีที่เป็นส่วนสำคัญในการทำ ASR เรียกว่า Hidden Markov Model (HMM)   ซึ่งระบบ Speech Recognition มีประโยชน์ในการนำไปติดในระบบรถเข็นคนพิการ

Present3 : Virtualization

            เทคโนโลยีที่ทำให้ เครื่อง Server สามารถใช้งานได้กับหลาย Operating Systems ทำให้สามารถใช้ Server ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น มีข้อดี คือลดปริมาณการใช้ Server ประหยัดพื้นที่จัดเก็บและประหยัดค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา รวมถึงค่าไฟเลือกใช้ระบบปฎิบัติการได้หลากหลาย ลดDowntime ข้อเสียคือ มีข้อจำกัดเรื่อง Speed ของเครื่องจากการแบ่งพื้นที่ในการประมวลผล, ยังไม่สามารถรองรับอุปกรณ์ที่มีอยู่ในท้องตลาดได้ทั้งหมด, มีราคาสูง

Present4 : IT VS FORENSIC ACCOUNTING

            หมายถึง การใช้ทักษะด้านการเงินและการสืบสวน เพื่อตรวจสอบข้อมูลทางการเงิน ในการพิสูจน์หรือหาหลักฐานประกอบข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการกระทำทุจริต ทั้งนี้ ระบบสารสนเทศและคอมพิวเตอร์ ถือเป็นเครื่องมือสำคัญที่ใช้ในการทำทุจริตทางการเงินในองค์กร ระบบสารสนเทศจึงเป็นเครื่องมือและปัจจัยที่สำคัญในการตรวจสอบและสืบสวนทางบัญชี และที่สำคัญ การรวบรวมข้อมูลจากระบบ IT ต้องมั่นใจว่าระบบดังกล่าวมีความปลอดภัย ข้อมูลเชื่อถือได้ และสิ่งที่นักบัญชีสอบสวน ควรใส่ใจคือ การเก็บรักษาข้อมูลซึ่งถือเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในการทำ Forensic Accounting

นางสาววศินี   ตั้งทองหยก

เลขทะเบียน 5202113022